Vad är dubblettposter och varför spelar de roll?
När du arbetar i din marketing automation-plattform har du kanske stött på problemet med dubblettposter i databasen. I vissa fall kommer dessa från ditt kopplade CRM-system. Vissa processer i CRM:et skapar dubbletter medvetet eller omedvetet, till exempel genom att skapa en ny kontakt utifrån ett lead i stället för att konvertera leadet till en kontakt. Resultatet blir att du har två eller flera poster med samma e-postadress men med olika data.
Det här kan skapa stora problem för både marknadsföring och sälj och påverkar även kundupplevelsen negativt. I det här blogginlägget förklarar vi hur dubbletter påverkar dina nurture-flöden, den övergripande effektiviteten i marknadsföring och sälj, samt vilka åtgärder du kan ta för att förebygga eller minska uppkomsten av dubbletter.
Så påverkar dubbletter dina nurture-kampanjer
Nurture-kampanjer är till för att engagera och utbilda leads tills de är redo att fatta ett köpbeslut. För att förhindra att fler mejl skickas till någon som redan har konverterat använder marketing automation-plattformen triggerlogik som bygger på specifika datapunkter.
I många fall kvalificeras ett lead av sälj medan det fortfarande finns kvar i ett nurture-flöde. Om sälj då skapar en ny kontakt i stället för att konvertera leadet skapas en dubblett. Eftersom marketing automation-plattformen bara följer dataförändringar på det ursprungliga leadet, fortsätter det att få mejl trots att personen redan blivit kund.
Det här riskerar att leda till en dålig kundupplevelse och försämrat förtroende för varumärket.
Så påverkar dubbletter din marknadsföring och sälj i stort
Utöver att störa dina nurture-flöden kan dubbletter också få andra negativa konsekvenser för både marknadsföring och sälj, till exempel:
- Aktiviteter som e-postutskick, lead scoring, formulärifyllningar och webbinteraktioner kan spåras på en annan dubblettpost än den säljavdelningen arbetar med. Det minskar datans precision och tillförlitlighet.
- CRM-system och andra tredjepartsverktyg kan uppdatera information på en dubblett, vilket inte nödvändigtvis är den post som används av marketing automation-plattformen. Det kan leda till att mejl skickas med inaktuell eller felaktig information.
- Lead-data från marketing automation-systemet kan ge säljteamen en ofullständig eller missvisande bild av senaste marknadsaktiviteter och leadets resa, eftersom informationen är utspridd mellan olika poster.
- Rapporteringen kan bli missvisande eftersom dubbletter ökar antalet leads på ett felaktigt sätt, snedvrider ROI-analysen och försvårar uppföljningen av hela köpresan.
- Statusar som “Marketing Suspended”, “Email Invalid” och “Blacklisted” hålls inte i synk och kan ha olika värden i olika dubbletter. Det påverkar både e-postleverans och efterlevnad av regler för e-postmarknadsföring.
- Licenskostnad – om licensen för ditt marketing automation-verktyg baseras på antalet poster i databasen innebär dubbletter att du betalar mer än nödvändigt.
Så förebygger du dubbletter i CRM-system och marketing automation-plattformar
Det bästa sättet att hantera dubblettposter är att undvika att de skapas från början. För att lyckas med det krävs ett nära samarbete mellan marknad och sälj. Här är några steg du kan ta för att minska risken för dubbletter i både ditt CRM-system och din marketing automation-plattform:
- Säkerställ tillgång till CRM-systemet. Du behöver ha åtkomst för att kunna identifiera och åtgärda dubbletter. Det är också viktigt att förstå hur systemet fungerar och hur det interagerar med din marketing automation-lösning.
- Innan du gör ändringar i inställningar eller arbetsflöden i ditt CRM-system bör du analysera hur de påverkar andra delar av verksamheten. Du vill undvika att lösa ett problem men samtidigt skapa nya.
- Gå till botten med hur och när dubbletter skapas. Genom att analysera dina dataflöden och processer kan du identifiera grundorsakerna till att dubbletter uppstår. Använd rapporter eller verktyg som DemandTools för att identifiera och övervaka dubblettposter.
- Aktivera stöd för kontakter kopplade till flera konton. Det är en CRM-funktion som låter dig koppla en kontakt till flera konton, vilket kan minska behovet av att skapa dubbletter för att hantera olika affärsrelationer.
- Slå på regler för att upptäcka dubbletter vid skapande av leads och kontakter. Den här CRM-funktionen kan antingen varna användaren eller förhindra att en dubblett skapas. Vi rekommenderar att du visar en varning för leads men blockerar skapandet av en dubblett när det gäller kontakter.
- Skapa uppgifter på befintliga leads eller kontakter i stället för att skapa nya poster. Det är en beprövad metod för att hålla datan ren och konsekvent. Registrera aktiviteter som uppgifter eller uppdatera den befintliga posten i stället för att skapa en ny.
- Lägg till ett integrationslager mellan marketing automation-systemet och CRM-systemet som kan rensa och bearbeta datan innan den uppdateras. Det är något vi på Exelement erbjuder via vår iPaaS-lösning SyncCloud.
- Var uppmärksam på risken för dubbletter vid inköp av kontaktlistor, integrationer eller import från exempelvis events. Det är en vanlig källa till dubbletter, särskilt om du inte använder marketing automation-plattformen för att hantera importen.
Sammanfattning
Dubblettposter i din marketing automation-plattform är ett vanligt problem som kan påverka både marknadsföring, sälj och kundupplevelse negativt. Genom att följa stegen i det här blogginlägget kan du förebygga eller minska uppkomsten av dubbletter och samtidigt förbättra datakvalitet och tillförlitlighet.
Behöver du hjälp med att hantera din databas? Kontakta oss så berättar vi mer om vårt arbetssätt och hur vi hjälper våra kunder att hålla sina system rena och strukturerade.
